Można powiedzieć, że znana nam z mrocznej historii naszego sąsiada ze wschodu zasada „wierz i sprawdź” stanowi genezę monitoringu w systemach etycznych, jakim jest system antykorupcyjny. Potraktujmy to jednak humorystycznie, bo z jednej strony systemy zarządzania nie mają charakteru represyjnego, a z drugiej strony w systemach etycznych mamy do czynienia ze świadomą deklaracją swojej transparentności w działaniach biznesowych, a mechanizmy kontrolne jako środki ograniczania ryzyka służą do monitorowania skuteczności systemu zarządzania.
1.0 Ocena efektów działania systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi (SZDA) wg ISO 37001.
To główne wymaganie ujęte w punkcie dziewiątym standardu ISO 37001, ale w niniejszym artykule zajmiemy się jego pierwszym paragrafem – 9.1 Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena, gdyż tworzy on osnowę dla pozostałych paragrafów ujętych we wspomnianym punkcie. Potem pozostają Audyt wewnętrzny, Przegląd zarządzania i Przegląd z poziomu funkcji zapewnienia zgodności antykorupcyjnej.
2.0 Wprowadzenie do monitorowania SZDA.
System zarządzania działaniami antykorupcyjnymi jest kluczowym elementem organizacji, które pragną działać w zgodzie z najwyższymi standardami etycznymi. ISO 37001 to międzynarodowa norma, która określa wymagania dotyczące ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania antykorupcyjnego. Jednym z kluczowych aspektów tego systemu jest monitorowanie efektów działań antykorupcyjnych, które pozwala na kontrolowanie i ocenę skuteczności działań podejmowanych przez organizację.
Monitorowanie w systemie antykorupcyjnym
2.1 Co należy monitorować i mierzyć
W ramach systemu zarządzania antykorupcyjnego organizacja powinna precyzyjnie określić, co będzie monitorowane i mierzone. Mogą to być różnorodne wskaźniki i dane, takie jak:
Wykryte przypadki korupcji i niezgodności.
Skuteczność działań prewencyjnych.
Liczba przeprowadzonych szkoleń antykorupcyjnych i ich skuteczność,
Niezrealizowane audity wewnętrzne,
Ocena efektywności wprowadzonych wcześniej działań odnoszących się do naruszeń, itp.
2.2 Odpowiedzialność za monitorowanie
Ważne jest, aby jednoznacznie określić, kto w organizacji jest odpowiedzialny za przeprowadzanie monitoringu i pomiarów. To zagwarantuje, że odpowiednie osoby będą odpowiedzialne za zbieranie danych i wdrażanie działań korygujących w razie potrzeby. Monitoring zbiera bowiem dane do raportowania SZDA
2.3 Metody monitorowania, pomiarów, analizy i oceny
Metody monitorowania powinny być dostosowane do konkretnych celów i działań antykorupcyjnych. Organizacja powinna używać różnych narzędzi i technik, aby uzyskać kompleksowy obraz efektów swojego systemu zarządzania antykorupcyjnego. Mogą to być metody ilościowe ( liczba osób przeszkolonych) albo jakościowe (sprawozdanie z wykonanych działań prewencyjnych).
2.4 Częstotliwość monitorowania i pomiarów
Monitorowanie powinno być procesem ciągłym i systematycznym. Częstotliwość pomiarów i analizy wyników powinna być dostosowana do charakteru działań antykorupcyjnych oraz wymagań normy ISO 37001. Zwykle nie częściej niż w układzie kwartalnym, ale zależy to od poziomu ryzyka w danej komórce organizacyjnej
2.5 Analiza i ocena wyników
Zebrane dane powinny być starannie analizowane i oceniane. Wartościowe wnioski płynące z analizy pozwolą na identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz skutecznych praktyk, które można wdrożyć na szerszą skalę. Będą one stanowiły daną wejściową do przeglądu zarządzania.
2.6 Raportowanie informacji
Wyniki monitoringu i analizy powinny być raportowane odpowiednim osobom w organizacji. Raporty powinny być czytelne i zrozumiałe, aby ułatwić podejmowanie decyzji na podstawie zgromadzonych danych. Raportowanie odbywa się poza przeglądem zarządzania i zwykle jest decyzją zarządu lub organu zarządzającego (np. Rady nadzorczej), gdy uzna się że wymaga tego interes organizacji.
3.0 Przechowywanie udokumentowanych informacji
Organizacja powinna starannie dokumentować wszystkie etapy monitorowania oraz wyniki analizy. Udokumentowane informacje stanowią dowody skuteczności systemu zarządzania antykorupcyjnego i mogą posłużyć jako wsparcie w przypadku audytów zewnętrznych. Realizuję zasadę rozliczalności za wykonane działania.
4.0 Ocena efektywności systemu zarządzania antykorupcyjnego
Oceniając efektywność systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi, organizacja powinna skupić się na osiągnięciu założonych celów oraz zapobieganiu i minimalizacji przypadków korupcji i niezgodności. Są to główne kierunki oceny efektywności SZDA. Jest to podstawowy temat przeglądu zarządzania.
5.0 Monitorowanie skuteczności działań antykorupcyjnych
5.1 Skuteczność szkoleń
Jednym z kluczowych elementów systemu antykorupcyjnego są szkolenia dla pracowników. Monitorowanie skuteczności szkoleń pozwala na ocenę, czy pracownicy zdobyli odpowiednią wiedzę i umiejętności z zakresu antykorupcji. Szkolenia powinny być ukierunkowane pod kątem ryzyka korupcji – od uświadamiających po kierunkowe dla osób narażonych na ryzyko korupcji.
5.2 Skuteczność środków nadzoru.
Organizacje powinny posiadać odpowiednie środki nadzoru, które pomagają w wykrywaniu i zapobieganiu korupcji. Monitorowanie skuteczności tych środków pozwala na ich optymalizację i dostosowanie do aktualnych potrzeb. Mogą to być środki techniczne oraz organizacyjne („podwójne oczy”)
5.3 Alokcja odpowiedzialności.
Monitorowanie efektów alokacji odpowiedzialności za wdrażanie działań antykorupcyjnych pozwala na zapewnienie, że każdy pracownik wie, za co jest odpowiedzialny, i że te odpowiedzialności są realizowane w sposób skuteczny. Odpowiedzialności nie można delegować.
5.4 Postępowanie z naruszeniami zgodności.
Monitorowanie skuteczności postępowania z wcześniej zidentyfikowanymi naruszeniami zgodności pozwala na szybką i odpowiednią reakcję na potencjalne przypadki korupcji. Są one jak „lesson learnt” w projektach.
5.5 Przypadki nieprzeprowadzenia audytu wewnętrznego.
Monitorowanie, czy audyty wewnętrzne są przeprowadzane zgodnie z harmonogramem, pozwala na utrzymanie odpowiedniego nadzoru nad działaniami antykorupcyjnymi. Należy się temu szczególnie przyglądać aby nie dopuszczać do przypadków blokowania audytów, czy też zapewnienia czasu na ukrywanie naruszeń.
Monitorowanie zgodności działań antykorupcyjnych.
6.1 Niezgodności i „o mało co”.
Monitorowanie niezgodności i „o mało co” pozwala na identyfikację obszarów, które wymagają poprawy, aby minimalizować ryzyko wystąpienia korupcji. Nie można dopuszczać do opóźnień w usuwaniu niezgodności poprzez działania korygujące.
6.2 Niespełnienie wymagań antykorupcyjnych.
Monitorowanie przypadków, w których wymagania antykorupcyjne nie zostały spełnione, pozwala na szybką reakcję i wdrożenie działań korygujących. Należy wziąć pod uwagę wagę oraz zasięg tej niezgodności.
6.3 Niespełnione cele.
Monitorowanie osiągnięcia założonych celów pozwala na ocenę skuteczności działań antykorupcyjnych i ewentualne dostosowanie strategii. Zwykle monitorowane w ramach cyklu sprawozdawczego, np. kwartalnego.
6.4 Status kultury zgodności.
Monitorowanie kultury zgodności w organizacji pozwala na śledzenie postępów w zakresie budowania świadomości i zaangażowania pracowników w walkę z korupcją. Często łączone w ramach systemu compliance jako program poprawy kultury zgodności.
Samoocena skuteczności systemu.
Organizacja powinna regularnie przeprowadzać samoocenę skuteczności systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi. Może to być całościowa samoocena lub ocena w określonych obszarach działalności. Percepcja osób narażonych powinna być zderzona w układzie krzyżowym z osobami, które z nimi współpracują, czy też partnerów biznesowych.
Podsumowanie.
Skuteczne monitorowanie jest kluczowym elementem systemu zarządzania działaniami antykorupcyjnymi wg ISO 37001. Precyzyjne określenie wskaźników, odpowiedzialności i metod monitorowania pozwala organizacjom na skuteczną walkę z korupcją i niezgodnościami.
Najczęściej zadawane pytania (FAQs).
1. Jakie są najważniejsze cele monitorowania działań antykorupcyjnych?
- Monitorowanie ma na celu kontrolowanie skuteczności działań antykorupcyjnych oraz wykrywanie potencjalnych naruszeń zgodności
2. Jak często należy przeprowadzać monitorowanie w systemie antykorupcyjnym?
- Częstotliwość monitorowania powinna być dostosowana do charakteru działań antykorupcyjnych i wymagań normy ISO 37001. Zazwyczaj jest to proces ciągły.
3. Kto jest odpowiedzialny za monitorowanie działań antykorupcyjnych w organizacji?
- Organizacja powinna jasno określić odpowiedzialność za monitorowanie. Zazwyczaj jest to zadanie wyznaczonej grupy lub osoby odpowiedzialnej za system zarządzania antykorupcyjnego.
4. Czy samoocena skuteczności systemu jest obowiązkowa?
- Chociaż nie jest to wymóg normy ISO 37001, samoocena skuteczności systemu jest bardzo pomocna w doskonaleniu działań antykorupcyjnych i podnoszeniu efektywności systemu zarządzania.
5. Czy system zarządzania antykorupcyjnego zapewnia absolutną ochronę przed korupcją?
- System zarządzania antykorupcyjnego nie jest gwarancją całkowitego uniknięcia korupcji, ale znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia tego zjawiska i umożliwia skuteczną reakcję w razie potrzeby.
Zachęcamy wszystkie organizacje do wdrażania systemów zarządzania działaniami antykorupcyjnymi wg ISO 37001, aby przeciwdziałać korupcji i wspierać etyczne podejście do prowadzenia działalności biznesowej. Zapraszamy do kontaktu: https://coe.biz.pl/kontakt/